Ärianalüüs – mis see on ja kuidas seda tehakse?
Mis on ärianalüüs?
Ärianalüüsi võidakse mõista mitut moodi. Konsultatsioonimaailmas tähendab see otsesõnu äri, sealhulgas avaliku sektori poolt osutatavate avalike teenuste analüüsimist, näiteks strateegia koostamist või analüüsi põhjal otsuste langetamist.
IT maailma jaoks aga infosüsteemi, protsesside ja ärivajaduste omavaheliste seoste leidmist ja lahenduste väljatöötamist. Tegemist on tegelikult ühe ja sama asjaga, lihtsalt esimene on veidi üldisem ja teine mõnevõrra kitsam lähenemine.
Ärianalüüs on organisatsiooni muutuste vajaduste uurimine ja olemasolevate probleemide lahendamise meetod. Näiteks soovib organisatsioon äriprotsessi täiustada. Selle realiseerimiseks läbiviidav ärianalüüs annab vastused küsimusele:
- Kas kirjeldatud probleem on tegelik probleem?
- Milles täpsemalt probleem seisneb?
- Milline on hetkeolukord ja mida ootavad kliendid/teenuse kasutajad?
- Milliseid lahendusi on olemas ja milline neist on parim?
- Kas lahendus vastab kasutajate vajadusele ja kui hästi?
Näiteks on Civitta Eesti leidnud vastused eeltoodud küsimustele projektides, kus analüüsiti kehtivate planeeringute andmekogu loomise võimalusi või Euroopa Liidu elektroonilist autentimisvahendit omava isiku ligipääsu võimalusi Eesti avaliku sektori e-teenustele.
Kes teeb ärianalüüsi?
Ärianalüüsi võib läbi viia nii ärikonsultant kui ka ärianalüütik, kuid need kaks rolli võivad olla ka ühes. Lihtsalt esimene teeb seda veidi üldisemal tasemel kui teine. Ärikonsultant paneb paika visiooni, eesmärgid ja mõõdikud ning äranalüütik selgitab muudatusvajadustele põhinedes välja nendega seotud protsessid ja viisid muutuste elluviimiseks.
Civittas on esindatud mõlemad rollid. Meie ärianalüütikud oskavad näha suurt pilti, panna paika organisatsiooni strateegia, kuid ka aidata ära lahendada protsessidest ja nendega seotud infosüsteemidest tulenevad kitsaskohad ja ebaefektiivsused. Ärianalüütik võtab probleemi kirjelduse, hakkab seda süstemaatiliselt lahkama ning pärast analüüsi pakub välja lahendusvariante ja aitab nende vahel valida sobilikuma.
Näiteks aitas Civitta Ettevõtluse Arendamise Sihtasutusel välja töötada uue turismiinfosüsteemi kontseptsiooni, mille käigus oli esmalt vaja paika panna infosüsteemi visioon, eesmärk ning konkreetsed mõõdikud. Sellest üksinda ei piisa parema turismiinfosüsteemi loomiseks. Veel oli vaja välja selgitada infosüsteemi kasutajad, nende vajadused, senised harjumused ja teekond teenuseni, kuid ka olemasoleva infosüsteemi nõrkused ja puudused lähtuvalt seatud eesmärkidest ning kliendi tegelikest vajadustest. Sellise projekti puhul oli hea, et ärianalüütik suutis hoomata suurt pilti ja teadis strateegilise planeerimise põhialuseid ja meetodeid, kuid vajalik oli osata ka kaardistada teenuse kasutajate kasutajavajadusi, teekonda ja protsesse ning neist lähtuvalt disainida sobilikud tehnilised lahendused.
Kuidas tehakse ärianalüüsi?
Ühist ärianalüüsi protsessi, mis sobiks kõikidele projektidele, ei eksisteeri. On olemas erinevad tegevused, mida on võimalik teostada ärianalüüsi raames vastavalt projekti vajadustele, skoobile ja eelarvele. Olenevalt erinevatest faktoritest (valitud arendusmetoodika, projekti skoop, tellija ootused, eelarve jms) tuleb koostada ärianalüüsi protsess, mis sobib organisatsioonile antud ajahetkel ja antud probleemi korral kõige paremini ning aitab teostada ärianalüüsi võimalikult efektiivselt ja tulemuslikult.
See on riigiasutusest tellija korral tavapäraselt pakkuja ülesandeks, kes riigihankel osalemisel esialgse ärianalüüsi metoodika ja protsessi pakkumuses esitab.
Ärianalüüsi puhul ei ole kindlaid samme, kuid on mõned üldised tegevused, mis on vajalikud enamikel juhtudel:
- projekti eesmärkide ja oodatava tulemuse määratlemine,
- seotud osapoolte ja nende vajaduste kaardistamine,
- protsesside ja nendega seotud kitsaskohtade kaardistamine,
- võimalike lahendusalternatiivide analüüsimine,
- lahenduse väljavalimine ning muudatuse mõju mõõtmine.
Civittal on kõikide nende etappide läbiviimises kogemused, näiteks nii eelnevalt kirjeldatu turismiinfosüsteemi analüüsi kui ka Eesti Rahvakultuurikeskuse poolt tellitud projektis, kus analüüsiti rahvakultuurialase andmekogude RAKU ja laulu- ja tantsupeo registri ELTSA edasiarendamist.
Ärianalüüsi tulemusena võiks olla selge miks, kellele ja mida planeeritakse teha ja mis on need järgmised sammud, mis oleks vaja teha, et muudatus reaalselt ellu viia. Ärianalüüsis on kirjeldatud nõudmised tulevasele lahendusele, lahenduse toimimisloogika ning lisandväärtus organisatsioonile. Saadud teadmiste pealt saab hakata disainima konkreetset IT lahendust.
Miks on ärianalüüsi vaja?
Ärianalüüs võimaldab tellijal enne suurte muutuste elluviimist selgitada välja nii enda kui ka klientide/ teenuse kasutajate ootused ja vajadused ning leida nende lahendamiseks kõige sobilikum alternatiiv. Alles pärast seda saab asuda väljavalitud lahenduste realiseerimise juurde. Maja ju ka ei ehitata ilma seda enne projekteerimata. Kui ehitatakse, siis osutub see väga kalliks või tulemus ei vasta hiljem tellija ootustele.
Samamoodi on infosüsteemide ja e-teenuste arendamisega. Enne analüüsi ja siis arenda. Hästi tehtud ärianalüüs hoiab kokku nii aega kui ka raha ning tõenäosus, et tulemus vastab kõikide ootustele on oluliselt suurem kui ilma ärianalüüsi tegemata.